TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỆC CUỐI NĂM


TỔ CHỨC SỰ KIỆN TIỆC CUỐI NĂM

"Tiệc tất niên cuối năm" là buổi tiệc được tổ chức vào dịp cuối năm, trước Tết Nguyên Đán, đây là buổi lễ thường niên trong văn hoá doanh nghiệp. Ngoài mục đích tổng kết và gửi lời tri ân từ ban lãnh đạo, đây còn là thời điểm lý tưởng cho một bữa tối ấm cúng tình đồng nghiệp, để cùng nhìn lại chặng đường đồng hành bên nhau suốt năm vừa qua, và thổi bùng lên khát khao cống hiến, tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến.

Lên kế hoạch tổ chức "tiệc tất niên" trong công ty vốn không phải là chuyện dễ dàng. Bởi vì nếu “vào mùa” tất niên thì hầu như các nhà hàng hay khách sạn đều kín phòng. Do đó doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức "tiệc cuối năm" từ sớm. Và để doanh nghiệp có thể tổ chức "tiệc tất niên" trọn vẹn, ý nghĩa cần lưu ý những yếu tố sau:

1. Xác định quy mô tổ chức tiệc cuối năm

"Tiệc tất niên" công ty được xem là một sự kiện lớn trong doanh nghiệp. Vì thế nội bộ trong công ty cần thống nhất với nhau ở những khía cạnh như là:

  • Thời gian tổ chức là khi nào
  • Sự kiện sẽ bao gồm bao nhiều người tham gia
  • Các hoạt động cần có trong buổi lễ…

Tốt nhất nên có thông báo bằng văn bản tới mỗi người 2 tháng trước khi buổi tiệc diễn ra. Xác định số người tham gia là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sự kiện.

Đặc biệt là nếu công ty có số lượng nhân viên đông đảo hoặc muốn chuẩn bị những tiết mục độc đáo thì sẽ cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn. Hãy luôn nhớ rằng trong tổ chức sự kiện, thời gian chuẩn bị càng dài và khâu chuẩn bị càng kỹ lưỡng sẽ đảm bảo cho sự thành công.

2. Tìm kiếm địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty

Công tác tìm kiểm địa điểm tổ chức "tiệc tất niên" thường rất mất nhiều thời gian. Vì đội ngũ tổ chức của công ty phải:

  • Lên danh sách các địa điểm
  • Kiểm tra xem còn hội trường để đặt tiệc hay không
  • Thương thảo mức giá sao cho phù hợp…

Thông thường địa điểm cần được đặt trước nhiều tháng vì thời điểm cuối năm sẽ rất khó để chủ động về vấn đề thời gian do quá nhiều công ty cùng tổ chức.

Để tiết kiệm thời gian, các doanh nghiệp nên thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhưng đơn vị này thường có các đối tác là những nhà hàng, khách sạn lớn và nổi tiếng. Các công ty sự kiện sẽ giúp quý khách chọn được không gian phù hợp nhất. Hãy tìm địa điểm tổ chức sớm nhất có thể dù trực tiếp hay gián tiếp.

3. Xây dựng ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm công ty

Đây có lẽ là công đoạn gây nhiều khó khăn nhất vì đa phần các công ty chưa có nhiều kinh nghiệm lên kịch bản cho những sự kiện như thế này. Thêm vào đó, vấn đề cân bằng thời gian giữa công việc và chuẩn bị cho sự kiện cũng là một vấn đề không nhỏ. Tuy nhiên quý khách có thể lưu ý đến một số yêu tố như sau:

*Kịch bản dẫn chương trình tất niên cuối năm

Kịch bản này bao gồm:

  • Lời mở đầu, giới thiệu sự kiện.
  • Giới thiệu công ty.
  • Hoạt động nội bật trong năm.
  • Kế hoạch tiếp theo trong năm sắp tới…

Ngoài ra có thể thêm phần giới thiệu các tiết mục văn nghệ, kịch bản các trò chơi… Điều quan trọng là người dẫn chương trình phải là người có kinh nghiệm và nắm được tất cả hoạt động của buổi tiệc.

*Thứ tự và thời lượng các tiết mục

Để dễ dàng cho phần lên kịch bản, việc kiểm soát thứ tự và thời lượng các chương trình là rất quan trọng. Cần đan xen giữa các phần giới thiệu với những chương trình văn nghệ, trò chơi… để luôn giữ được không khí vui tươi hào hứng. Điều này có thể dễ dàng thấy trên các chương trình truyền hình.

Ngoài ra kiểm soát thời lượng của các tiết mục sẽ giúp chương trình được trọn vẹn. Tránh việc buổi tiệc đã tàn mà vẫn còn nhiều chương trình chưa được biểu diễn và ngược lại.

*Thực đơn cho tiệc tất niên công ty

Đây là một trong những phần quan trọng cần lưu tâm của buổi tiệc. Từ số lượng khách mời hãy lên thực đơn cân bằng giữa chi phí và khẩu phần ăn của mỗi người là đủ. Tránh đi dự tiệc mà người tham gia bị thiếu phần ăn hoặc phần ăn quá ít.

Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là nên có một bữa ăn thử trước buổi tiệc. Vừa kiểm soát được chất lượng, vừa đảm bảo được thực đơn làm hài lòng người tham dự. Hoặc công ty có thể chiêu đãi khách bằng tiệc buffet đa dạng các món ăn.

Doanh nghiệp có thể làm một cuộc khảo sát nhỏ để thu thập sở thích về các món ăn của mọi người. Từ đó sẽ có được danh sách các món ăn cụ thể hơn.

4. Kiểm soát hoạt động tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Thông thường trước khi một sự kiện được diễn ra, bao giờ cũng có một thời gian để truyền thông nhằm thu hút được sự quan tâm của người tham gia. Nếu là một sự kiện chỉ diễn ra trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp như là "tiệc tất niên" thì bộ phận truyền thông nội bộ sẽ bắt đầu giới thiệu chương trình "tiệc tất niên" trước khoảng nửa tháng. Tiếp đó là một loạt các công việc cần phải cần đến các công ty tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng để bố trí, lắp đặt sân khấu, chạy thử chương trình…

 

Ngoài ý nghĩa nhìn lại hoạt động của doanh nghiệp, những thành tựu đạt được, khó khăn trong năm cũ. Đây cũng là dịp để doanh nghiệp đưa ra hướng đi tiếp theo của mình trong năm tiếp theo. Đồng thời, cũng là lời cảm ơn của công ty đối với các thành viên đã đồng hành và cố gắng trong suốt một năm dài.

Với các chương trình rút thăm trúng thưởng, vinh danh nhân viên xuất sắc… sẽ giúp các nhân viên cảm thấy được ghi nhận và cố gắng hết mình với công ty. Thêm vào đó, trong không khí buổi tiệc tất niên ấm cúng, mọi người sẽ có nhiều cơ hội để hiểu và xây dựng mối quan hệ với nhau tốt hơn. 

Nếu như "tiệc khai trương" là để quảng bá hình ảnh với đối tác và khách hàng thì "tiệc tất niên" lại là dịp để xây dựng hình ảnh trong chính nội bộ công ty, gắn kết mọi người lại với nhau.

 

Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ:
🏘Công ty TNHH Truyền thông Sự kiện Phúc Nguyên
🏘Số 80, ngõ 61 Hoàng Cầu, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội
🌐Website: www.sukienphucnguyen.com
☎️Tel: 024 3736 9024
📞Hotline: 094 318 3377
 




Nội dung liên quan

TEAMBUILDING QUÂN ĐỘI

TEAMBUILDING QUÂN ĐỘI

553 Ngày 07/05/2020

DU LỊCH MICE

DU LỊCH MICE

423 Ngày 07/05/2020

Liên hệ với chúng tôi


Thông tin khách hàng
Hotline:   090 471 2858
090 173 9955