CÁCH QUẢN LÝ KHÁCH MỜI HIỆU QUẢ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi sự đóng góp và phối hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố khác nhau. Đặc biệt, quản lý khách mời đến tham gia sự kiện là một yếu tố không kém phần quan trọng. Nhưng để làm tốt công việc này yêu cầu người tổ chức sự kiện phải biết cách tổ chức, lên kế hoạch và xử lý sự cố tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý những vấn đề dưới đây.

1. Xác định số lượng khách tham gia

Khi nhận được danh sách khách mời theo đơn đặt hàng từ phía khách hàng thì bạn nên dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với phía khách hàng. Bước đầu tiên cơ bản cần làm là tiến hành việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận sự có mặt của các vị khách mời. Trong một số sự kiện, khách hàng của bạn có thể đưa ra yêu cầu họ sẽ tự thực hiện việc mời khách.

Đa số các sự kiện, bên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận. Bạn sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác sau khi liên hệ với từng người khách mời. Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, bạn nên có sự liên lạc với khách hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất.

Ngoài ra cũng có các vấn đề phát sinh khác liên quan đến khách mời tới sự kiện nên người làm chương trình sự kiện cũng nên tìm hiểu để xử lý các tình huống liên quan đến khách mời trong tổ chức sự kiện.

2. Điều phối khu vực check-in khách mời

Khi tổ chức sự kiện, bạn nên bố trí 2-4 chiếc bàn cùng những PG chịu trách nhiệm check in những vị khách tham dự. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia sự kiện bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo…

3. Đảm bảo an toàn cho khách tham gia sự kiện

Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là đơn giản và dễ dàng đối với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực chuyên tổ chức hội nghị hay phòng hội nghị. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ gặp phải những yêu cầu từ phía khách hàng như việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay buổi giới thiệu ra mắt sản phẩm mới tại không gian của một quán bar.

Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Đối với các khu vực hồ bơi, bãi biển thì người tổ chức sự kiện phải chú ý đến an toàn của trẻ nhỏ nếu khách mời ngoài người lớn còn có trẻ em đi cùng.

Một điều cũng cần được lưu ý trong quá trình thiết kế không gian tổ chức sự kiện đó là tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động và chương trình mà phía đơn vị tổ chức đưa ra. Bạn cũng cần đảm bảo rằng lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra những tình huống bất ngờ sẽ có thể kịp thời giải quyết.

4. Trao quà cho khách và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

Phúc Nguyên Media có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đảm bảo tư vấn kỹ càng nhất, hợp lý nhất.

Bạn cần ý tưởng chuyên nghiệp và đối tác tổ chức sự kiện uy tín, xin vui lòng liên hệ:

🏘Công ty TNHH Truyền thông Sự kiện Phúc Nguyên
🏘Số 80, ngõ 61 Hoàng Cầu, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội
🌐Website: www.sukienphucnguyen.com
☎️Tel: 024 3736 9024
📞Hotline: 094 318 3377