NHỮNG LỖI CƠ BẢN THƯỜNG GẶP KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Tổ chức sự kiện ngày nay đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị, nhằm góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp. Mỗi một sự kiện diễn ra đều có những sai sót nhỏ mà chúng ta cũng cần phải chú ý thật kỹ. Và để chắc chắn không mắc các lỗi cơ bản và đảm bảo sự kiện thành công "các lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện" dưới đây sẽ giúp bạn rút ra kinh nghiệm cũng như đảm bảo cho sự kiện có được kết quả tốt nhất.

1. Hợp đồng tổ chức sự kiện không rõ ràng.

Một hợp đồng được ký kết bởi 2 bên cần phải được rõ ràng mọi điều khoản nội dung, và được các bên hài lòng và chấp thuận. Khi ký kết hợp đồng, hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ mọi điều khoản nội dung và được các bên hài hòng, chấp thuận, để khách hàng không bắt bẻ vì không phải lúc nào bạn cũng may mắn có được những khách hàng dễ chịu. Sự thiếu rõ ràng của một hợp đồng có thể đến từ điều khoản không chi tiết, câu từ dùng không đúng, từ ngữ không rõ nghĩa, hoặc có thể được lý giải bằng nhiều cách khác nhau, nội dung không chặt chẽ…Sự không cẩn thận xem kỹ hợp đồng mà đã ký sẽ dẫn đến một số những rắc rối bất lợi sau này. Là một nhân viên sự kiện chuyên nghiệp, chuyện ký kết hợp đồng cần phải được nắm bắt rõ ràng, xem xét kỹ chi tiết trước khi nhận một sự kiện nào đó.

2. Không kiểm tra địa điểm tổ chức.

Với mỗi địa điểm được lựa chọn để diễn ra sự kiện, dù là địa điểm đã từng tổ chức hay chưa, đều cần phải kiểm tra rõ ràng về diện tích, khung cảnh, phong cách, giá cả…nhất là khi gần đến ngày diễn ra sự kiện, việc kiểm tra lại địa điểm một lần nữa để đảm bảo chắc chắn như những gì hoạch định là điều cần thiết. Việc nắm bắt rõ ràng để sự kiện diễn ra suôn sẻ, chính xác như kế hoạch và cũng để dễ dàng giải quyết nhanh chóng khi có bất kỳ tình huống bất thường nào đó phát sinh.

3. Thời gian sự kiện không hợp lý.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện nhưng lại không để ý kỹ đến vấn đề thời gian diễn ra có trùng với dịp nghỉ lễ hay sự kiện trùng ngày, trùng địa điểm hay không. Dẫn đến một số sự kiện đã lên kế hoạch chi tiết, chuẩn bị kỹ càng, đến sát ngày lại bị hủy, và có khi phải bồi thường chi phí, ảnh hưởng đến cả uy tín của cá nhân hay thương hiệu. Vậy nên vấn đề thời gian hay địa điểm tổ chức cũng cần phải để tâm kỹ càng và sắp xếp sao cho hợp lý nhất, để không bị ảnh hưởng đến các bên.

4. Không đủ nhân sự để hỗ trợ.

Việc lên kế hoạch chi tiết, đầy đủ, thời gian, địa điểm hợp lý, nhưng lại quên mất vấn đề quan trọng là nhân viên hỗ trợ trong sự kiện sơ sài, khi sự kiện có sự cố lại không có người hỗ trợ, ảnh hưởng lớn để cả một sự kiện được chăm chút cầu kỳ công phu từ trước. Vậy để có thêm phần hoàn hảo cuối cùng cho sự kiện, việc sắp xếp và lựa chọn nhân viên hỗ trợ đầy đủ, hợp lý sẽ là một điểm quan trọng, giúp sự kiện thành công trọn vẹn.

Công việc tổ chức sự kiện có rất nhiều phức tạp mà đôi lúc nhiều chi tiết quan trọng, chúng ta lại không để ý kỹ càng dẫn đến nhiều sai lầm đáng tiếc xảy ra. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn nhận ra được những sai lầm thường mắc phải để có thể tránh được và tổ chức được nhiều sự kiện thành công.

Bạn cần ý tưởng chuyên nghiệp và đối tác tổ chức sự kiện uy tín, xin vui lòng liên hệ:

🏘Công ty TNHH Truyền thông Sự kiện Phúc Nguyên
🏘Số 80, ngõ 61 Hoàng Cầu, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội
🌐Website: www.sukienphucnguyen.com
☎️Tel: 024 3736 9024
📞Hotline: 094 318 3377